Memilih Metode Komunikasi


Permasalahan ketika memilih e-mail :
a.  Resiko kesalahan dalam menginterpretasikan pesan. Jika mengirim sebuah pesan, pastikan untuk membaca kembali kejelasan dari pesan tersebut terlebih dahulu. Amati juga nadanya, bahkan pada lini subyek. Lini subyek harus secara langsung, sederhana, dan tanpa ada rujukan secara seksual.
b.    Dampak dari pesan-pesan yang negatif. Kandungan yang tidak layak atau negatif dalam pesan yang disampaikan dapat membahayakan posisi seseorang.
c. Memiliki karakteristik memerlukan banyak waktu. Menyortir dan membaca e-mail memerlukan waktu yang lama. Menulis e-mail bahkan memerlukan waktu yang lebih lama. Para ahli menyarankan strategi-strategi berikut,
            i.            Jangan memeriksa e-mail pada saat pagi hari
           ii.            Periksa e-mail dalam sesi tertentu, bukan sepanjang hari.
      iii.     Berhenti berlangganan tambahan laporan berita dan produk pendukung yang mengacaukan.
d.   Ekspresi emosi yang terbatas. Beberapa peneliti mengatakan bahwa kurangnya pesan isyarat secara visual dan vokal yang memiliki makna positif secara emosional, seperti pujian, yang terlihat lebih netral secara emosional daripada yang dimaksudkan oleh pengirim.
e.   Kekhawatiran akan privasi. Terdapat banyak permasalahan privasi dengan e-mail. E-mail akan dimonitor. Penerima e-mail tidak selalu dapat dipercaya untuk menjaga kerahasiaannya. Email pribadi atau akun publik seringkali tidak seaman akun perusahaan, jadi harus berhati-hati dalam meneruskan e-mail karena bisa jadi melanggar kebijakan perusahaan karena memberi data yang bersifat rahasia.
f.    Profesionalisme. Ini penting untuk tidak membiarkan informalitas dari pesan teks menyebar kedalam e-mail bisnis. Banyak yang lebih menyukai mempertahankan komunikasi bisnis yang relatif formal.
Secara umum, respon terhadap pesan singkat hanya ketika mereka profesional dan mengajukan mereka hanya ketika mengetahui bahwa mereka akan diterima engan baik.
Terdapat keuntungan dan tantangan yang signifikan dari pengenalan pesan teks ke dalam lingkungan bisnis. Mengirimkan dan menerima teks tidak memerlukan biaya mahal, dan kesediaan untuk berkomunikasi dari para klien dan manajer tersebut kondusif bagi bisnis yang baik. Namun, beberapa pengguna-dan para manajer-memandang pesan teks ini sebagai hal yang membosankan dan mengganggu. Peraturan etika bisnis tersebut masih belum ditetapkan, menghasilkan pelanggaran yang berkisar dari pengiriman teks pada jam-jam yang tidak beralasan hingga serangkaian pengiriman teks dalam lonjakan pesan yang singkat yang membuat telepon dari para penerimanya terus berbunyi denngan menjengkelkan. Keberadaan yang terus-menerus tersebut juga dapat menyulitkan bagi para pekerja untuk memusatkan perhatian dan tetap fokus.
Pada level korporasi, keuntungan dalam menggunakan media sosial beraneka ragam. Beberapa dari keuntungan yang luar biasa adalah dalam kancah penjualan, baik bisnis-untuk-publik dan bisnis-untuk-bisnis. Pilihan untuk menggunakan outlet media sosial untuk keperluan bisnis masih tetap merupakan kontroversial. Sama dengan yang sebenarnya bagi para pekerja. Kolaboratif dan peluang pembelajaran yang diperoleh melalui partisipasi dalam jejaring sosial korporasi dalam menjadi keuntungan yang besar bagi karir dan organisasi.
Sangat penting untuk peka terhadap aspek nonverbal pada komunikasi dan menemukan petunjuk nonverbal apakah sesuai dengan maksud perkataan pengirim pesan. Kepekaan tersebut terutama dengan kontradiksi diantara pesan-pesan tersebut.
Keamanan Informasi
Keamanan merupakan suatu kekhawatiran yang sangat besar oleh hampir semua organisasi dengan informasi pribadi atau yang dimiliki mengenai para klien, konsumen, dan pekerja. Organisasi khawatir dengan keamanan dari informasi secara elektronik yang harus mereka proteksi, misalnya data pasien rumah sakit, informasi fisik masih tetap mereka simpan dalam lemasi arsip, dan keamanan atas informasi mereka percayakan kepada para pekerja.

Sumber : Robbins, Stephen P & Judge, Timothy A, 2014, Organizational Behavior, 16th Edition, McGraw-Hill.

Post a Comment